ข้อความงานของคุณเป็นส่วนตัวอย่างที่คุณคิดหรือไม่?

เราทุกคนจำเป็นต้องระบายเกี่ยวกับงานหรือเพื่อนร่วมงานในบางครั้ง แต่ถ้าเราจับอุปกรณ์ทำงาน เจ้านายของเราสามารถอ่านข้อความของเราได้หรือไม่?

คุณเคยมีวันที่แย่ในที่ทำงาน บ่นกับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับเรื่องนี้ผ่านแอปส่งข้อความภายใน แล้วกังวลว่าเจ้านายของคุณจะสามารถอ่านคำร้องเรียนของคุณทั้งหมดได้หรือไม่ กลายเป็นว่าคุณมีสิทธิ์ทุกอย่างที่จะกังวล การสื่อสารในอุปกรณ์ทำงานไม่ค่อยมีความเป็นส่วนตัวเท่าที่ควร 

ในเดือนกรกฎาคม Netflix ไล่ผู้บริหารการตลาดสามคนออกจากข้อความที่วิจารณ์เพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาคิดว่าเป็นช่อง Slack ส่วนตัว Ted Sarandos ซีอีโอร่วมของ Netflix  อธิบายในโพสต์ของ LinkedInว่าไม่ใช่กรณีง่ายๆ ที่พนักงานพูดถึง Slack แต่เป็น “ความคิดเห็นส่วนตัวที่สำคัญเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานตลอดหลายเดือน” รวมถึงระหว่างการประชุมเมื่อเพื่อนร่วมงานเหล่านั้นกำลังนำเสนอ “ยังเป็นที่น่าสังเกตว่าเราไม่ได้ตรวจสอบ Slack หรืออีเมลในเชิงรุก” เขากล่าวต่อ “ช่อง Slack เปิดอยู่ ดังนั้นทุกคนจึงสามารถเข้าถึงการสนทนาได้แม้ว่าพนักงานที่เกี่ยวข้องจะคิดว่ามันเป็นส่วนตัว” 

คนงานมักถูกล่อลวงโดยภาพลวงตาของความเป็นส่วนตัวเมื่อพูดถึงการสื่อสารในที่ทำงาน โดยหลงเชื่ออย่างผิดๆ ว่าพวกเขาสามารถสนทนาแบบส่วนตัว ส่งอีเมล หรือแม้แต่การประชุมทางวิดีโอบนคอมพิวเตอร์ของบริษัทโดยที่นายจ้างไม่ดูข้อมูลนั้นในภายหลัง ทว่าสิ่งที่ปรากฏเป็นส่วนตัวในขณะนั้นมักจะกลายเป็นสาธารณะได้ด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียว ความจริงก็คือเทคโนโลยีมีอยู่เพื่อให้นายจ้างติดตามการสื่อสารในที่ทำงานเกือบทั้งหมดโดยพนักงานทุกคนตลอดเวลา แม้ว่าบริษัทจะไม่ค่อยโปร่งใสเกี่ยวกับระดับที่พวกเขาทำเช่นนี้ก็ตาม 

ดังนั้น บริษัทต่างๆ ควรขีดเส้นตรงไว้ที่ใด และคนงานควรคำนึงถึงอะไรก่อนที่จะส่งข้อความที่ไม่ระวัง 

สมมติว่าไม่มีอะไรเป็นส่วนตัว 

Heather Egan Sussman หัวหน้าสำนักงานกฎหมาย Orrick’s ประจำบอสตัน กล่าวว่า “พนักงานควรสันนิษฐานว่าเมื่อใดก็ตามที่พวกเขากำลังใช้อุปกรณ์ที่เป็นเจ้าของและที่ออกให้ ทุกสิ่งที่พวกเขาอาจทำ รวมถึงการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรหรือเว็บไซต์ที่พวกเขาอาจเยี่ยมชม จะต้องได้รับการตรวจสอบ” กลุ่ม Cyber, Privacy & Data Innovation ระดับโลก 

แน่นอนว่ามีเหตุผลอันสมควรที่บริษัทต่างๆ ตรวจสอบการสื่อสารภายใน Sussman กล่าวว่าบริษัทในภาคส่วนต่างๆ รวมถึงบริการทางการเงินได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด และจำเป็นต้องตรวจสอบการสื่อสารในเชิงรุกซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนด ใครก็ตามที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาที่มีความละเอียดอ่อน (เช่น บันทึกด้านสุขภาพหรือสัญญาของรัฐบาล) อาจได้รับการตรวจสอบในเชิงรุก เพื่อปกป้องธุรกิจ ชื่อเสียง และทรัพยากรของบริษัท

บริษัทที่อยู่นอกภาคส่วนเหล่านี้มักใช้แนวทางเชิงรับมากกว่าเดิม Sussman กล่าว โดยจับการสื่อสารผ่านโปรแกรมการเก็บบันทึก (ซึ่งเก็บข้อมูลถาวรตามระยะเวลาที่กำหนด) แล้วมองย้อนกลับไปดูข้อมูลนั้นเฉพาะเมื่อจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาเท่านั้น ซึ่งรวมถึงข้อความและอีเมลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการสนทนาทางวิดีโอบน Skype, Zoom หรือ Teams ด้วย ซึ่งสามารถบันทึกและบันทึกได้ 

เครื่องมือในที่ทำงานมากมาย เช่น Slack, Google Workspace และ Microsoft Teams มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้ฝ่ายจัดการจัดเก็บและค้นหาข้อความได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาได้ชำระเงินสำหรับแผนพรีเมียมแล้ว ซึ่งหมายความว่าแม้ว่าคุณจะสร้างการแชทกลุ่มแบบสองหรือสามทางแบบส่วนตัว หรือส่งข้อความโดยตรงก็ตาม การสนทนาที่ดูเหมือนเป็นส่วนตัวเหล่านั้นยังคงสามารถดูได้โดยผู้บริหาร (แม้ว่าพวกเขามักจะต้องผ่านฝ่ายไอทีหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อเข้าถึง โดยปกติแล้วจะต้องใช้ เป็นเหตุเป็นผล) ในหลายกรณีรวมถึงใน Slackบริษัทต่างๆ สามารถตรวจสอบประวัติการแก้ไขและเข้าถึงข้อความที่ถูกลบได้ ระบบอีเมลบางระบบจะสร้างสำเนาอัตโนมัติของข้อความทั้งหมดที่ส่งผ่าน ขณะที่ระบบอื่นๆ จะสร้างสำเนาสำรองของข้อความใหม่เมื่อเข้าสู่กล่องจดหมายของคุณ เช่นนี้ไม่มีใครสามารถสรุปได้ว่าข้อความที่ถูกลบนั้นหายไปตลอดกาล 

Brian Kropp หัวหน้าฝ่ายวิจัยของบริษัทวิจัยและให้คำปรึกษาระดับโลก Gartner’s HR Practice ซึ่งตั้งอยู่ในเขตวอชิงตัน ดี.ซี. กล่าวว่าครั้งเดียวที่บริษัทต่างๆ จะย้อนกลับไปดูการสื่อสารเหล่านี้จริงๆ คือเมื่อมีเหตุผลที่จะเชื่อว่ามีการจัดการประสิทธิภาพบางอย่าง ปัญหา การโจรกรรมข้อมูล การล่วงละเมิด หรือการร้องเรียนอื่นๆ ที่สมควรได้รับการตรวจสอบภายใน การจับยึดทั่วไปที่ไม่ได้กำหนดเป้าหมายเป็นรายบุคคลมักไม่ค่อยทำให้เกิดความกังวล ในทำนองเดียวกัน ผู้จัดการประจำวันมักจะไม่มีความสามารถในการค้นหาคำสำคัญอย่างเช่นชื่อของพวกเขา 

“มีข้อมูลมากเกินไปที่จะพยายามวิเคราะห์และวิเคราะห์ทุกอย่างให้คุ้มค่า” ครอปป์อธิบาย “นอกจากนี้ หากคุณในฐานะพนักงานเคยพบว่าพวกเขากำลังดำเนินการอยู่ และโดยทั่วไปเพียงแค่สแกนผ่านอีเมลของคุณ – และหากสิ่งนั้นออกมา – ความเสียหายต่อชื่อเสียงจะมหาศาล มันเกิดขึ้นหรือไม่? ใช่ แต่มันหายากมาก” 

‘พนักงานรู้น้อยมาก’ 

เมื่อบริษัทสงสัยว่ามีพฤติกรรมที่ไม่เป็นมืออาชีพเกิดขึ้น มีข้อ จำกัด เพียงเล็กน้อยเพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขากลั่นกรองการสื่อสารในที่ทำงานของพนักงาน แม้ว่ากฎหมายของสหรัฐอเมริกาและยุโรปจะปกป้องการสื่อสารในเรื่องต่างๆ เช่น การเจรจาต่อรองร่วม แต่ Kropp กล่าวว่า “ไม่ว่าที่ใดในโลก ไม่มีข้อกำหนดทางกฎหมายที่ระบุว่านายจ้างต้องแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับข้อมูลที่พวกเขากำลังรวบรวมเกี่ยวกับคุณ” 

บางบริษัทจะใส่ข้อความระดับสูงไว้ในคู่มือพนักงานที่ระบุว่าพนักงานจะไม่คาดหวังความเป็นส่วนตัวในที่ทำงานในการสื่อสาร แต่ระดับที่แท้จริงที่พวกเขาถูกตรวจสอบอาจตรวจพบได้ยาก “เมื่อคุณเซ็นสัญญา ปกติแล้วนายจ้างจะไม่บอกคุณว่า ‘เรากำลังติดตามคุณอยู่’” Aida Ponce del Castillo นักวิจัยอาวุโสจากบรัสเซลส์ที่ Foresight Unit of European Trade Union Institute กล่าว “พนักงานมักจะรู้น้อยมาก”

ในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ อาจเป็นการดีที่สุดที่จะสมมติว่าคุณกำลังถูกตรวจสอบและประพฤติตามนั้น

ดังนั้นคุณจะระบายกับเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับสถานการณ์ที่ยากลำบากโดยไม่ต้องกังวลว่าข้อความเหล่านั้นจะถูกนำมาใช้กับคุณได้อย่างไร สมมติว่าการสื่อสารส่วนใหญ่บนคอมพิวเตอร์ที่ทำงานของคุณสามารถบันทึกและจัดเก็บได้ ซึ่งเป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการแบ่งปันความผิดหวัง Ponce del Castillo กล่าวว่า “เป็นแบบเห็นหน้าหรือกับโทรศัพท์มือถือส่วนตัวที่ไม่ได้เชื่อมโยงกับงานของคุณ” แม้แต่อีเมลส่วนตัวหรือบัญชีโซเชียลมีเดียที่เข้าถึงได้จากอุปกรณ์ของที่ทำงานก็สามารถให้คุณติดตามดูได้ เธอกล่าวเสริม 

ในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ อาจเป็นการดีที่สุดที่จะสมมติว่าคุณกำลังถูกตรวจสอบและประพฤติตามนั้น หากคุณต้องการร้องเรียนเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานหรือสถานการณ์ทางวิชาชีพ ให้คิดว่าการร้องเรียนนั้นมีประโยชน์และสร้างสรรค์ต่อองค์กรโดยรวมหรือไม่ ถ้าใช่ การใช้เครื่องมือในที่ทำงานเพื่อแบ่งปันความรู้สึกของคุณไม่ควรทำให้คุณจมอยู่ในน้ำร้อน ถ้าข้อความนั้นไม่ถือเป็นการสร้างสรรค์เสมอไป ทางที่ดีควรระบายที่ร้านกาแฟ บนโทรศัพท์ส่วนตัวของคุณ หรือในบาร์หลังเลิกงาน 

อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว ผู้เชี่ยวชาญเตือนว่าบริษัทต่างๆ ไม่ค่อยทบทวนการสื่อสารในที่ทำงานเพียงเพื่อดูว่าใครบ่นและใครไม่ การค้นหาดังกล่าว เมื่อมันเกิดขึ้น มักจะมองหาความคิดเห็นที่เป็นเป้าหมาย หมายถึง มีเจตนา เลือกปฏิบัติ หรืออาจทำให้บริษัทเสี่ยงต่อการถูกดำเนินคดี หากคุณไม่แน่ใจว่าข้อมูลใดที่นายจ้างของคุณเข้าถึงได้ ข้อมูลนั้นจะถูกเก็บรักษาไว้นานแค่ไหน และอาจถูกนำไปใช้ในสถานการณ์ใด สิ่งที่คุณต้องทำเพื่อค้นหาก็คือถาม

หน้าแรก