การสื่อสารในที่ทำงานกลายเป็นเรื่องสบาย ๆ มากขึ้น แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อข้อความและกล่องข้อความโซเชียลมีเดียของคุณเต็มไปด้วยข้อความของเพื่อนร่วมงาน
เป็นเวลาหลายปีแล้วที่บริษัทที่มองการณ์ไกลหลายแห่งประสบปัญหาเกี่ยวกับอีเมล แม้ว่าจะเป็นรากฐานของการสื่อสารในภาคองค์กร แต่เครื่องมือดิจิทัลได้พัฒนาไปอย่างรวดเร็วในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ซึ่งทำให้บางสิ่งที่คล้ายกับเสียงเตือนความตายของอีเมลแข็งแกร่งขึ้น ซึ่งได้รับการแนะนำโดยพนักงานรุ่นเยาว์ที่ไม่ชอบรูปแบบที่นิ่ง เชื่องช้า และปลอดเชื้อ
แต่ถ้าอีเมลตายจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป?
บางบริษัทพึ่งพาการส่งข้อความโดยตรงมากกว่าที่เคย ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการ ผู้บังคับบัญชา และแม้แต่ผู้บริหาร C-suite แปลก ๆ สามารถ ping ทุกคนในองค์กรด้วยความฉับไวอย่างไม่น่าเชื่อ เครื่องมือมีมากมาย: Slack, Microsoft Teams, Skype; แม้แต่แพลตฟอร์มการสื่อสารส่วนบุคคล เช่น WhatsApp และข้อความ และแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เช่น Instagram, Facebook Messenger และ Snapchat ต่างก็ค่อยๆ ส่งผลกระทบต่อฟังก์ชันเก่าของอีเมล
แต่ลักษณะการสื่อสารทั่วไปบนแพลตฟอร์มเหล่านี้อาจทำให้เส้นแบ่งระหว่างความสัมพันธ์ทางอาชีพและส่วนตัวไม่ชัดเจน และอาจสร้างภาระทางอารมณ์ให้กับพนักงานได้หลายวิธี และการจู่โจมของข้อความโดยตรงสามารถติดตามคนงานกลับบ้านได้ดีหลังเวลาทำการ โดยผูกมัดพวกเขากับอุปกรณ์ของพวกเขาเพื่อติดตามอย่างต่อเนื่องเพื่อปิดลูปและดำเนินการสำหรับหัวหน้าที่ข้ามเส้น
“ฉันรู้สึกเหมือน DM ติดตามฉันที่บ้านมากกว่าอีเมล ฉันมีโทรศัพท์ทั้งสองเครื่อง แต่รู้สึกเร่งด่วนเสมอที่จะตอบ DM เมื่อฉันออกจากคอมพิวเตอร์หรือนอกเวลาทำการ” Megan Farrell นักออกแบบปฏิสัมพันธ์วัย 28 ปีที่ทำงานด้านสุขภาพและ ภาควิทยาศาสตร์ในนครนิวยอร์ก “ขอบเขตมากมายที่ฉันกำหนดไว้สำหรับอีเมลที่ทำงาน ฉันไม่ยึดติดกับ DM”
ความไม่แน่นอนของการสื่อสารอย่างต่อเนื่องปรากฏอยู่ในหลายด้าน หากกล่องข้อความที่บวมเป็นอาการปวดหัวที่คุ้นเคย เครื่องมือที่บริษัทบางแห่งใช้แทน เช่น Instagram, WhatsApp, การส่งข้อความ – นำเสนอคำถามด้านจริยธรรมที่องค์กรต่างๆ ทั่วทั้งองค์กรต้องเผชิญ กล่าวคือ หากหัวหน้าควรเลื่อนเข้าสู่ DM ส่วนตัว บนแพลตฟอร์มที่ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับการทำงานโดยเฉพาะ?
‘เจตนาละเมิดขอบเขต’
นัก พยากรณ์บางคนโต้เถียงกันมานานแล้วว่าพนักงานที่อายุน้อยกว่าจะบังคับให้บริษัทต่างๆ หลีกเลี่ยงอีเมลเพื่อสนับสนุน DM และวิสัยทัศน์นั้นก็เป็นจริงบ้าง แพลตฟอร์มการส่งข้อความในสถานที่ทำงาน เช่น Slack และ Microsoft Teams ได้กลายเป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารในสำนักงานสมัยใหม่ ที่จุดสำคัญของพวกเขา พวกเขาได้ยกคุณลักษณะที่สำคัญที่สุดของพวกเขา – ข้อความตรง – จากแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียที่มาก่อนหน้านี้
อย่างไรก็ตาม Margaret Morris นักจิตวิทยาที่เน้นไปที่การผสมผสานระหว่างเทคโนโลยีและความผาสุกทางจิตใจ และผู้เขียน Left to Our Own Devices กล่าวว่า “มีเส้นแบ่งที่ชัดเจน” ระหว่าง DMing บน Slack และการส่งข้อความบนโซเชียลมีเดีย อย่างหลัง เธอกล่าวว่า “แนะนำการละเมิดขอบเขตโดยเจตนา” เมื่อทำในการตั้งค่าแบบมืออาชีพ “คำนั้น – ‘เลื่อนไปที่ DM’ – เมื่อฉันได้ยินมันทำให้ฉันรู้สึกไม่สบายใจ”
แต่บางบริษัทก็กำลังทำอย่างนั้น ส่งเสริมให้พนักงานผ่าน DM โซเชียลมีเดียเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง Love Energy Savings ผู้ค้าปลีกพลังงานในแมนเชสเตอร์เพิ่งประกาศว่ากำลังลบอีเมลออกจากเครื่องมือในที่ทำงานแทนที่ด้วยแอปโซเชียลมีเดียจำนวนมาก เนื่องจากพนักงานที่อายุน้อยกว่าชอบความฉับไวของ DM บริษัทซอฟต์แวร์การขาย Close ใช้ Snapchat เป็นเครื่องมือสื่อสารภายในสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล โดยอ้างว่าแอปส่งข้อความที่หายไปนั้นสร้าง “วัฒนธรรมของทีมที่ไม่เพียงแต่เน้นเรื่องงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงชีวิตนอกงานด้วย”
ในบริษัทที่มีจำนวนเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ DM ไม่ได้เป็นเพียงรูปแบบการสื่อสารหลักเท่านั้น แต่ยังหลั่งไหลเข้าสู่แพลตฟอร์มส่วนบุคคลมากขึ้นเรื่อยๆ ไม่เพียงเพราะรูปแบบการสื่อสารดึงดูดรสนิยมของพนักงานที่อายุน้อยกว่าเท่านั้น แต่เนื่องจากหัวหน้ายังสามารถติดตามคนงานได้ แม้ว่าพวกเขาจะออกจากระบบเครื่องมือของบริษัทในตอนกลางคืนก็ตาม David D’Souza ผู้เชี่ยวชาญด้านสถานที่ทำงานและผู้อำนวยการสมาชิกของ Chartered Institute of Personnel and Development ในลอนดอน กล่าวว่าการผลักดันไปยัง DMs ทำให้คนงานรู้สึกคุ้นเคยที่จะจมน้ำ ซึ่งชวนให้นึกถึงกองอีเมล
การแสดงบนแพลตฟอร์มส่วนบุคคล
นอกเหนือจากความรู้สึกที่ถูกหิมะตกด้วยข้อความแล้ว DM ส่วนบุคคลยังสามารถนำเสนอความกดดันทางอารมณ์และจิตใจที่แปลกใหม่
Farrell เคยส่งข้อความหาเจ้านายของเธอเป็นประจำที่งานเก่า และข้อความที่หลั่งไหลเข้ามาจากบุคคลที่มีอำนาจ แม้ว่าพวกเขาจะไม่เกี่ยวข้องกับงานก็ตาม ทำให้เธอไม่สนใจโทรศัพท์ของเธอ “ฉันพยายามปฏิเสธหรือไม่ตอบ เพราะ [การสนทนา] มักจะผูกติดอยู่กับระดับการทำงานของฉันเสมอ” เธอบอกว่าความสัมพันธ์ระหว่างเธอกับเจ้านายของเธอพัฒนาขึ้นในลักษณะที่ว่า “การสนับสนุนทางอารมณ์กลายเป็นส่วนหนึ่งของงานของฉัน ฉันไม่เคยรู้สึกว่าต้องออกไปทำงานเลย ถึงแม้ว่าฉันจะออกจากระบบทุกอย่างแล้วก็ตาม” เธอกล่าว
ฉันพยายามจะปฏิเสธหรือไม่ตอบ เพราะ [การสนทนา] มักจะเชื่อมโยงกับระดับที่ฉันทำอยู่เสมอ – เมแกน ฟาร์เรลล์
การสื่อสารผ่านข้อความหรือโซเชียลมีเดียยังสามารถวางกับดักสำหรับคนงานเมื่อบุคคลที่เป็นมืออาชีพของพวกเขายุ่งเหยิงกับโปรไฟล์โซเชียลมีเดียส่วนตัวโดยเจตนา มอร์ริสอธิบายว่าคนงานจะต้องปรับแต่งการแสดงตนทางออนไลน์ให้สอดคล้องกับมารยาทในที่ทำงาน “ชีวิตของฉันแสดงออกมามากแค่ไหน? ฉันต้องแสดงบนโซเชียลมีเดียให้สอดคล้องกับความคาดหวังของนายจ้างมากแค่ไหน” เธอพูดว่า.
เหตุผลที่เป็นไปได้ของ Morris ที่คนงานจะต้องปฏิบัติต่อวิธีที่พวกเขาโพสต์บน Instagram หรือ Facebook เช่นเดียวกับแง่มุมอื่นๆ ในงานของพวกเขา เธอกล่าวว่าโซเชียลมีเดียนั้น “ขัดแย้งกับวิธีที่คุณพยายามนำเสนอตัวเองในที่ทำงานอย่างแน่นอน” และการปรากฏตัวของเจ้านายที่ปรากฏใน DM ทำให้ประสบการณ์การใช้โซเชียลมีเดียแตกต่างไปจากความตั้งใจเดิมอย่างสิ้นเชิง “ฉันไม่รู้ว่า [DMing with a boss] เป็นอย่างไร ไม่ว่าจะเหมือนถูกพ่อแม่คอยดูแลหรือต้องตัดของออกจากรูปถ่าย”
ในขณะที่การสื่อสารในที่ทำงานกลายเป็นเรื่องสบาย ๆ และเป็นส่วนตัวมากขึ้น มอร์ริสกังวลว่าบรรยากาศที่หละหลวมของโซเชียลมีเดียอาจทำลายมาตรฐานด้านพฤติกรรม และอาจก่อให้เกิดปัญหาต่างๆ เช่น การล่วงละเมิด “แพลตฟอร์มจะกำหนดโทนของการสนทนา” เธอกล่าว “สัญญาณที่เตือนผู้คนถึงบทบาทของพวกเขา ซึ่งเทียบเท่ากับสำนักงานเสมือนได้หายไปแล้ว นอกจากนี้ พนักงานอาจรู้สึกว่าถูกสอดส่องและกดดันให้กรองตัวตนบนโลกออนไลน์มากกว่าที่เป็นอยู่”
D’Souza เห็นด้วยเป็นส่วนใหญ่ โดยกล่าวว่า “แพลตฟอร์มการสนทนาทำให้ขอบเขต [งาน] ไม่ชัดเจนโดยการบันทึกการแลกเปลี่ยนที่ไม่เป็นทางการ ความไม่เป็นทางการของพวกเขายังก่อให้เกิดพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสมหรือกลั่นแกล้งอีกด้วย”
‘การต่อต้านพฤติกรรม’
ในท้ายที่สุด การสื่อสารของบริษัทจะเกิดขึ้นจากความหละหลวมของแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย และโดยทั่วไปแล้ว จะเป็นลางร้ายสำหรับบริษัทต่างๆ ที่ต้องการรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อย Shishir Mehrotra ซีอีโอของ Coda บรรณาธิการเอกสารบนคลาวด์กล่าวว่า: “ถ้าคุณต้องการให้บริษัทของคุณรู้สึกเหมือนทุกคนใช้ Snapchat, Twitter และ Facebook ตลอดทั้งวัน คุณสามารถสร้างสภาพแวดล้อมนั้นได้ ฉันคิดว่ามันแย่มาก”
การเน้นที่ DM มีแนวโน้มเพิ่มขึ้นตามกาลเวลา แต่อาการสะอึกจะยังคงอยู่และอาจชัดเจนขึ้นเมื่อเรียกร้องให้มีความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานมากขึ้น “การทำความเข้าใจเมื่อถึงเวลา [เวลา] ที่จะเพิกเฉยต่อเสียงกระหึ่มจากโทรศัพท์หรือแล็ปท็อปไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับหลาย ๆ คน” D’Souza กล่าว “ทั้งองค์กรและบุคคลต่างต้องไตร่ตรองถึงสิ่งที่ทำเพื่อความสมดุลของงานและชีวิต และชัดเจนในความคาดหวังที่สมเหตุสมผล”
ในอนาคต บริษัทที่อายุน้อยกว่าที่ต้องการแสดงแนวคิดที่เฉียบแหลมด้านเทคโนโลยีและมีความเป็นกันเองมากขึ้น จะสนับสนุนเครื่องมือสื่อสารที่รวดเร็วยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาต้องการดึงดูดพนักงาน Gen Z ซึ่งพร้อม ที่จะครองกำลังคนภายในปี 2030 ผู้เชี่ยวชาญหลายคนแย้งว่าบริษัทต่างๆ จะต้องหลอกล่อพนักงานที่อายุน้อยกว่าให้จ่ายเงินเดือนโดยเสนอเครื่องมือสื่อสารที่พวกเขาชอบ ซึ่งหมายถึงการใช้โซเชียลมีเดีย และแน่นอนว่าในโลกของการทำงานทางไกล DM เป็นสื่อที่ช่วยให้เพื่อนร่วมงานได้รู้จักกัน ดังนั้นบริษัทต่างๆ อาจเน้นย้ำว่าเป็นวิธีสร้างวัฒนธรรมและความสนิทสนมกัน สำหรับส่วนของเธอ Farrell กล่าวว่า DM เป็น “ส่วนสำคัญที่ทำให้ฉันได้รู้จักเพื่อนร่วมงาน”
ในฐานะผู้นำในซิลิคอนแวลลีย์ที่ช่วยคิดค้นโปรแกรมรับส่งเมลของ Microsoft Office Mehrotra เป็นผู้ให้การสนับสนุนโซลูชันที่มีความหวังซึ่งจะช่วยปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงานให้ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด อย่างไรก็ตาม เขาคิดว่าในที่สุดบริษัทต่างๆ ก็เปลี่ยนไปใช้ช่องทางโซเชียลมีเดียเพื่อปกปิดปัญหาที่ซ่อนอยู่ เขากล่าวว่า “การเปลี่ยนไปใช้เฉพาะกิจเป็นประจำ ช่องทางการสื่อสารส่วนบุคคลส่วนใหญ่เกิดจากความหงุดหงิดกับระบบการสื่อสารหลักที่ไม่ทำงาน” ในที่สุดบริษัทต่างๆ ก็เปลี่ยนไปใช้รูปแบบนี้เพื่อเติมเต็มช่องว่างทางวัฒนธรรม Mehrotra กล่าว ในความเห็นของเขา การใช้โซเชียลมีเดียเป็น “เครื่องบ่งชี้ที่ล้าหลังของวัฒนธรรมที่เป็นต้นเหตุที่แตกสลาย”
Mehrotra เชื่อว่าบริษัทที่มีปัญหาในการสื่อสารทางโซเชียลมีเดียจะต้องค้นหาจิตวิญญาณ แต่มีความเป็นไปได้ที่จะย้อนกลับไปยังผู้พิทักษ์เก่า “ผมคิดว่าการสื่อสารไหลลงเขา” เขากล่าว “ดังนั้น หากคุณพบว่าบริษัทของคุณพึ่งพาการ ping ผู้คนในข้อความส่วนตัวมากเกินไป ไล่ล่าพวกเขาบน Facebook และ WhatsApp ให้กลับไปหาสาเหตุที่ระบบภายในไม่ทำงาน”
สำหรับส่วนของเขา Mehrotra กล่าวว่าเขามี “ความสัมพันธ์ระหว่างความรักและความเกลียดชังกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดนี้จากอีเมล” Mehrotra กล่าวว่าการสื่อสารบนแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียเพื่อการทำงานกระตุ้นให้เกิดพฤติกรรมการสื่อสารที่เลวร้ายที่สุดทั้งหมด “พฤติกรรมทั้งหมดที่เครื่องมือเหล่านั้นออกแบบมาเพื่อส่งเสริม” เขากล่าว “แท้จริงแล้วเป็นพฤติกรรมต่อต้านสิ่งที่คุณต้องการ”
